ÜBER DIE SCHADEN FENSTERSANIERUNG GMBH
Die Schaden Fenstersanierung GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen, welches bereits 1888 gegründet wurde. Das Unternehmen spezialisierte sich auf die Sanierung und Produktion von Kastenfenster und beschäftigt derzeit mehr als 70 Mitarbeiter. Schaden beliefert sowohl Privatkunden, Unternehmen, wie auch öffentliche Organisationen und ist in Österreich (speziell in Wien) und im südlichen Bereich von Deutschland erfolgreich. Jährlich werden rund 1500 Fenster saniert oder produziert. Hierbei werden historische Fenster ident nachgebaut.
DAS PROJEKTZIEL DES KUNDEN
Die zentrale Herausforderung für unseren Kunden war es, seine Teams, Materialien und vor allem Sanierungsobjekte (Fenster) an unterschiedlichen Kunden-Standorten oder im hauseigenen Werk zu verwalten und sich ändernde Aufwände, die erst in der Bearbeitung bekannt werden, zeitnah an den Kunden zu kommunizieren, um eine wirtschaftliche Freigabe für diese Zusätze (Regiearbeiten) zu erhalten. Kurz und knapp könnte man sagen, dass die komplette Wertschöpfungskette von der Auftragskalkulation, über das Bestellwesen bis zur mobilen Arbeitszeiterfassung und der Projektnachkalkulation in einem durchgängigen digitalen System erfasst und verwaltet werden sollte.
Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, wurde Weboffice mit der Konzeption, Planung, Programmierung und Implementierung eines durchaus mächtigen ERP & CRM Systems mit dem zentralen Fokus auf Vereinheitlichung, Optimierung, Plattformunabhängigkeit (webbasiertes System) und Automatisierung aller internen Prozesse beauftragt. Die Zielsetzung war hierbei interne Ressourcen noch besser und gezielter einzusetzen, den Überblick über die sich ändernden Projekte/Aufträge wirtschaftlich im Auge zu behalten und den prospektiven Kunden schnelle, aber gleichzeitig auch präzise kalkulierte Angebote zu liefern. Hierfür wurde das Projektziel vom Geschäftsführer und Vertriebsleiter der Firma Schaden wie folgt formuliert:
“Ich will beim Kunden die zu sanierenden Fenster gleich digital erfassen. Im Hintergrund soll ein System die Aufwände auf Basis der historischen Erfahrungswerte berechnen und wenn ich mich beim Kunden verabschiede, dann soll bereits unser Angebot in seinem E-Mail Postfach eintreffen.”
ECKPUNKTE DER KONZEPTION
Nach einer durchaus intensiven Projektvorbereitung und der Ausarbeitung eines sehr weit gefächerten Anforderungskataloges wurde ein technischer Umsetzungplan ausgearbeitet, welcher folgende Eckpunkte beinhaltete:
Die Umsetzung des Projektes erfolgte auf Basis der Odoo Community-Version (Open Source) in der Version 12. Odoo ist somit die zentrale Verwaltungsdatenbank für alle Prozesse und Abläufe und läuft zudem plattformunabhängig als Webanwendung im Browser.
Ein Cloud-Hosting war für den Auftraggeber Voraussetzung, weil die Entscheidung getroffen wurde, an keinem der Standorte eigene Server-Hardware anzuschaffen und man dadurch auch die zukünftige Skalierbarkeit in Bezug auf weitere Standorte und Einsatzgebiete gewährleisten wollte.
Die Kalkulation wurde als Odoo Backend-Modul individuell entwickelt, dieses übermittelt die kalkulierten Daten direkt in ein Angebot.
Die wesentlichen Daten für die Kalkulation (Fensterart, Größe, Sanierungsgrad etc.) werden direkt über eine mobile App erfasst und dann auf Basis von Materialeinsatz und Arbeitsaufwand (auf Basis von historischen Nachkalkulationen) kalkuliert.
Während im Angebot für den Endkunden gleichartige Fenster gruppiert dargestellt werden, ist im Kalkulationsmodul jedes Objekt (Fenster) mit der zugrundeliegenden Kalkulation und dem dadurch entstehenden Materialbedarf, sowie Arbeitsaufwand (Tätigkeit) in allen Details dargestellt. Jedes dieser Fenster wird direkt bei der Bedarfserhebung mit einem QR-Code markiert, wodurch im späteren Workflow die kalkulierten Tätigkeiten exakt ausgelesen werden können.
Durch die Beauftragung des Kunden werden die im Kalkulationsmodul ermittelten Arbeitsschritte in einen Fertigungsauftrag übertragen und die für den Auftrag zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Jeder Mitarbeiter darf nur Tätigkeiten aus Projekten bearbeiten, für welche eine Zuweisung besteht. Jede Tätigkeit wird mit der kalkulierten Zeit zur Bearbeitung übernommen und der tatsächliche Arbeitsaufwand wird von den Mitarbeitern über die Zeiterfassung der mobilen App exakt und in Echtzeit aufgezeichnet. Somit werden Projekt-Zeitüberschreitungen auf Tätigkeitsbasis in Echtzeit erkannt und es kann auf solche Situationen schnell reagiert werden.
Falls ein Fenster nicht am Standort des Kunden saniert werden kann, wird dieses Fenster für den Transport gescannt und am Zielort (meistens das Produktionswerk) durch einen weiteren Scan übernommen. Somit ist nachvollziehbar welches Objekt sich wo befindet.
Für den Fall, dass bei einem Objekt über die Kalkulation hinausgehende Arbeiten notwendig sind, kann direkt über die mobile App ein Freigabeprozess für die Zusatzaufwände eingeleitet werden. Diese Zusätze werden direkt im bestehenden Auftrag in einem eigenen Register und mit eigenem Status hinzugefügt.
Neben einer vollständigen Arbeitszeiterfassung werden auch Krankenstände und Urlaubsanfragen direkt über die mobile App erfasst und in Echtzeit in das Odoo ERP System übertragen.
Ebenso werden Reklamationen oder eben der Freigabe-Prozess durch den Kunden bequem über die mobile App ausgelöst.
Die Verrechnung aus dem System wurde an den Bedarf des Kunden angepasst. So erfolgt die Abrechnung unter Berücksichtigung von Versicherungsrücklässen, Deckrücklässen und Haftrücklässen, die individuell für jeden Auftrag definiert werden können. Abrechnungen nach Baufortschritt erfolgen nach dem Konzept der summierten Teilleistungen (d.h. bei einem Baufortschritt von 50% wird diese Teilsumme komplett verrechnet und zuvor geleistete Zahlungen am Ende der Rechnung ausgewiesen, wodurch die Rechnungssumme immer dem gesamten Fortschrittswert entspricht).
Unabhängig davon, ob ein Projekt abgeschlossen oder noch in Bearbeitung ist, kann zur jeder Zeit eine Nachkalkulation bzw. eine Beurteilung des Deckungsbeitrages abgefragt werden. Ebenso ist der prozentuelle Projektfortschritt in Echtzeit ständig verfügbar, was natürlich die Grundlage der zahlungsrelevanten Meilensteine ist.
Gleich vorweg: Das Projektziel wurde erreicht!
DIE LÖSUNG
Aufbau einer umfassenden Restful-API (Echtzeit-API) zur Kommunikation zwischen der mobilen App und dem Odoo-System. Umsetzung der mobilen App als Progressive Web App (PWA), welche sowohl unter IOS (IPhone, IPad), Android und auch im Webbrowser lauffähig ist.
Entwicklung zahlreicher individueller Module zur Abbildung der Kalkulation, Umsetzung der Verrechnung, Verwaltung der Regieleistungen, mobiler Arbeitszeiterfassung, Verwaltung von Freigabeprozessen für Zusatzleistungen, Bearbeitung der Reklamationen, Arbeitsvorbereitung, Nachkalkulation und Adaptierungen am Fertigungsprozess, den Stücklisten und der Lagerverwaltung.
Durch die mobile App wird nicht nur die interne Projektkommunikation gesteuert und der komplette Vertriebsprozess abgebildet. Auch der Endkunde selbst hat zu jeder Zeit einen vollständigen Projektüberblick und erhält Avisos über die nächsten anstehenden Verrechnungen.
Die im Außendienst erhobenen Daten und Werte fließen direkt in die Neufenster-Produktion ein und auch die gesamte (vollautomatische) Produktionslinie wird aus dem ERP-System gesteuert.
GRUNDLEGENDES
Kunde: Schaden Fenstersanierung GmbH
Projekt: ERP & CRM System und PWA mit Odoo
Dauer: ca. 5 Monate
Ort: Jagerberg | Österreich
LEISTUNGEN
Kunden- & Lieferantenverwaltung
Angebot- & Auftragsverwaltung
Produkt & Lagerverwaltung
Sanierungskalkulator
HR-Modul
Zeiterfassung
Stücklisten und Fertigung
Reklamationsmanagement
Produktionsplanung und Steuerung (MRP)
Restful API
Verrechnung
Projektplanung
Projekt-Controlling
Kostenstellenplanung
PWA / mobile APP
TECHNOLOGIEN
Odoo V12
Postgre SQL
Ionic with Angular
"MEIN ZIEL WAR DIE DIGITALISIERUNG DER KOMPLETTEN WERTSCHÖPFUNGSKETTE IM UNTERNEHMEN. DIESES ZIEL HABEN WIR DURCH DIE PROFESSIONELLE UNTERSTÜTZUNG VON WEBOFFICE ERREICHT!"
DI Christoph Schaden - CEO Firma Schaden GmbH